我的电子邮件处理流程

2021-02-17

周溱

几个月前我写过一篇你有电子邮件邮箱吗？，阐述了电子邮件在这个时代对于个人来说不可取代的地方。我自己对邮件的处理流程经过很多年，在很多个工具上的逐步提炼，形成了一个我自以为比较简练合理的流程，在这里总结一下，希望对读者有一定启发。我这里描述的流程主要适用于个人邮件。工作邮件出于你的公司基础架构的种种限制，可能不一定可以适用。

极简组织

邮件归根结底，是很多很多个文件，它们的主要内涵是文字，相互之间也有一定的松散关系。为了方便处理，我认为邮件一定要完全保存在一个你可以快速访问的主机上，可以绕过所有工具，直接用脚本处理。否则，这些数据就不是在真正意义上属于你。

我的邮箱组织只有两个文件夹：Inbox (收件箱), Archive (归档箱). 此外没了。我所有的邮件，不管从什么地址收下来的，都在这里。收件箱保留最近一个月的往来邮件，通常数量在一千左右，归档箱保留所有有意义的长期保留的邮件，目前超过七万。其他所有的文件夹都没有：

没有草稿箱。简单邮件不需要打草稿。复杂邮件我草稿不打在邮件界面里。何况我的云主机永不掉线，草稿在人机界面 (主要是Emacs) 上几天也不会丢。
没有发件箱。我所有自己写就的邮件都Bcc自己，这样在收件箱里自然形成完整会话，不需要另行保存。
没有垃圾箱。我从来不手动删除邮件。我会用脚本自行归档邮件，剩下的自然而然就最多保留一个月。
没有自动检测的垃圾邮件箱。在我的邮件服务器上有相对宽松的垃圾检测机制, 这些彻底的垃圾会直接拒收。其他我全部收下来。
没有任何分类箱。不少人，包括我自己以前，总想着分门别类地把邮件收集好。最后我发现我坚持不了几年。如果三天打鱼两天晒网地去归类，还不如不做。何况，一个长期有效，合理科学的分类方法也近乎不可能。

另外，我也不使用高级一点的标签，标记，优先级标注等功能。首先它们对我用处不大，再者我也无法坚持。有些事情要给自己留余地。题外话的一个例子：比如说跑步，我每天其实可以跑5公里。但跑了五公里之后我回家要瘫坐在沙发一段时间，也做不到持之以恒。后来我减半到2.5公里，过去一年的时间我天天都在跑，一年下来也有不少里程了。

线索第一

我重度依赖的邮件功能就是线索管理。我必须明确知道，哪封邮件是回复哪封的，这样邮件们形成一个树状组织结构，这样我才能追本溯源，上下贯通。我完全不可以接受Gmail或Outlook的线性会话结构。当然，目前在手机客户端也没有什么选择余地，所以我尽量不用任何手机上的邮件app。有必要的时候，我会手动修剪甚至嫁接邮件树，来应对一些乱回复，或者使用不当邮件客户端的人。当然，这些树操作功能有热键方便操作。

任何有意义的邮件线索，我都会回复。如果实在无话好说，一句谢谢也是可以的。如果一定不能回复给发件人，想保密的话，那我也会回复，但会把回复的对象删除，只保留自己。这其实是假回复，我有快捷键来保证秒级处理。当然，假回复也并不常见。我自己的回复自然而然就形成了标记，而这标记不依赖于任何特定邮件平台的特定功能。

有了线索之后，我可以利用线索来加强搜索能力，和简化自动化归档。

搜索访问

我的归档箱中邮件几万，唯一可行的访问方法是搜索。所以，一个针对自己邮件的定制搜索引擎是必不可少的。我用过两个：一个是notmuch, 一个是mu. 目前我使用后者。它们都是本地安装的软件，而我直接把搜索安装在我的云主机上。查询语法很丰富，我不能完全记忆，还需要时常参考文档。我通常先根据一定关键字，发件人，时间段等信息先做搜索缩小范围以便快速人工浏览，然后再通过邮件线索信息做细化搜索找出依赖关系来弄清楚上下文。

有了一个强大的搜索引擎之后，这几万封邮件才成了真正有意义的个人数据；否则这些只是无用的堆砌而已。

自动归档

我的收件箱保留最近一个月所有往来邮件，也方便常规非搜索的邮件客户端软件使用。但我整个邮件处理流程的核心是归档。归档的意义有两个：

去芜存菁
节约空间

我收件箱中的邮件中完全垃圾大致10% ~ 20%左右。剩下的至少60% ~ 70%都是广告，群发邮件，各种通知，或者其他信息量很少的邮件。只有10% ~ 20%需要长期保留。那我是如何把这些需要保留的邮件找出来的呢？我多年以来总结出的算法如下：

归档的单元是线索。
所有仍有未读邮件，或者最新回复在一个月内的线索保留在收件箱内。
所有有我回复参与的线索归档。
所有我不参与的线索删除。
归档线索中，所有附件删除。

这个算法简单明了，容易实现，没有任何模糊空间，而且也不依赖于任何邮件内容。我之前提到的主动回复，假回复，线索剪裁嫁接等操作都是为归档服务的：

主动回复标记了有用线索，同时也是网上礼节。
假回复在保密情况下也标记了有用线索，在热键定义下方便快捷。
线索剪裁和嫁接保证了线索的合理性，剪掉了垃圾分支，对于归档之后的搜索访问也是大有帮助的。

另外，我在归档过程中自动删除了所有附件来节约空间。我归档箱中七万多邮件，总大小不压缩只有两三个G。附件不参与全文检索，所以对搜索没什么意义。这些附件可能也有部分有意义，但是，它们信噪比低，又很难用搜索找出来，全盘考虑下，我还是选择全部删除来简化算法。少量实在有用的附件我会另行保存。

未来

目前我的邮件流程已经比较固定了，但是定制化的部分比较多，不是很容易推广。今年我会争取把适用性强的部分抽取出来，发表成自由软件，方便其他用户使用。我也希望能多了解其他邮件用户的独到心得，进一步完善我的流程。